Séminaires & incentives

Vos séminaires et incentives

L’équipe Joubert Events organise vos séminaires et voyages incentives en France et à l’étranger depuis plus de 40 ans.

Vos séminaires

Depuis les années 90, de nouveaux types de séminaires ont traversé l’Atlantique et de nouvelles méthodes managériales sont utilisées afin de comprendre et de motiver au plus près le capital humain. Le “team building” (cohésion d’équipe), de “team development” (renforcement d’équipe) ou l’incentive” (stimulation) viennent colorier plus intelligemment le paysage de la communication B2B.

Vos incentives

L’incentive concourt à renforcer l’image de votre entreprise tant auprès de vos collaborateurs qu’auprès de vos clients. Il faut donc identifier clairement de vos objectifs.

Nos dernières réalisations

Incentive au Costa Rica

L’écotourisme est au cœur du Costa Rica et de sa politique de protection de environnement, où parcs naturels et volcans rivalisent de beauté dans des espaces protégés…

Incentive au Mexique

Congrès réalisé en janvier 2018. 5 jours de rêve sur les plages de Cancun, au Mexique, en pension complète…

Incentive aux Seychelles

Congrès réalisé en novembre 2017, 5 jours aux Seychelles, seulement 2 heures de décalage horaire ! Hôtel 5 étoiles all-inclusive, excursions variées et farniente.

Qu’est-ce qu’un séminaire ?

Le développement d’une entreprise amène à savoir communiquer en interne et en externe au moment opportun. Une expansion rapide et une multiplication des collaborateurs, parfois dans un contexte éclaté, implique la création d’évènements fédérateurs récurrents capables de rassembler pour accompagner le sens de la politique de l’entreprise. La multiplication des séminaires prouve l’utilité d’une communication constante et le séminaire s’inscrit dans cette énergie. Les séminaires d’aujourd’hui n’ont toutefois plus la même physionomie d’il y a 20 ou 30 ans. A présent, on parle de bienveillance, de partage et d’enrichissement personnel.

Depuis les années 90, de nouveaux types de séminaires ont traversé l’Atlantique et de nouvelles méthodes managériales sont utilisées afin de comprendre et de motiver au plus près le capital humain. Le “team building” (cohésion d’équipe), de “team development” (renforcement d’équipe) ou l’incentive” (stimulation) viennent colorier plus intelligemment le paysage de la communication B2B.

Créer un esprit d'équipe

Le but est de créer une émulation autour d’une expérience et d’objectifs communs. Le team-building se généralise aujourd’hui avec l’idée qu’il faut entretenir une équipe pour qu’elle fonctionne. Cela est perçu comme un besoin et non plus comme un complément pour faire plaisir. Et le séminaire, en plus d’être un outil de communication interne, permet la cohésion. Car au-delà de l’information descendante, il offre également un espace privilégié. C’est sur un terrain de réactions et d’échanges que les collaborateurs apprécient avec comme toile de fond une activité adaptée au groupe. Le séminaire représente effectivement un temps fort car il permet une rupture dans les habitudes. Les messages qui y sont délivrés sont reçus avec plus d’attention par les salariés.

Rompre avec le quotidien

Tout comme l’on prépare le tournage d’un film en extérieur, le séminaire va stimuler d’abord l’imaginaire puis verser dans la réalité de l’action. Et puis, il faut flatter l’ego de vos invités en leur témoignant une marque d’attention prouvant l’intérêt de l’entreprise. En sortant du cadre de travail durant 2 ou 3 jours, l’entreprise crée un espace évènementiel extraordinaire. Cette rupture dans les habitudes transforme le séminaire en temps fort et les messages délivrés seront perçus avec plus d’attention par les salariés.

Un brainstorming indispensable

Rassembler ses collaborateurs implique une réflexion en amont et l’organisation d’un séminaire constitue un acte de management. Le succès d’un séminaire implique plusieurs choix stratégiques à définir clairement. Quel est son but ? Comment étonner les collaborateurs et s’assurer que votre message soit bien perçu ? Il s’agit d’un moment d’échanges, de partage et de cohésion, recherchant des synergies pendant et après celui-ci.

10 conseils pour bien préparer un séminaire

Réussir un événementiel requiert de la réflexion et de l’anticipation si possible.
Ne pas s’y prendre à la dernière minute. Il est préférable de planifier votre séminaire pour sélectionner au mieux les prestataires et bénéficier de meilleurs tarifs sur les prestations.
Quel public et quel l’objectif ? Analyser précisément le contexte et les enjeux !
Choisir un hôtel adapté à vos besoins et vos envies en fonction du type de manifestation que l’on souhaite organiser. L’idée est de maintenir le lien durant tout le séminaire en privilégiant une unité de lieu.
Définir et maîtriser un budget et les niveaux des prestations attendues. Optimisation globale oblige.
Déterminer le nombre de participants. Connaître le nombre réel de vos participants constitue la base afin d’établir un budget cohérent.
Mettre l’accent sur la qualité de la restauration. L’heure du repas permet de favoriser les échanges et la convivialité entre vos participants mais c’est aussi l’occasion de découvrir une gastronomie parfois originale et inattendue. Il est recommandé de choisir des repas équilibrés type Slow Food pour maintenir une activité cérébrale sans défaillance. http://www.hss.gov.yk.ca/fr/pdf/esms_booklet.fr.pdf
Organiser des activités annexes ludiques. Joubert Évents crée des activités sur mesure, sportives, ludiques, culturelles ou gastronomiques pour « oxygéner » l’esprit de vos collaborateurs.

Évaluer la durée du séminaire.

La tendance actuelle semble se tourner vers des séminaires plus courts que ceux réalisés ces dernières années. N’oubliez pas de respecter vos objectifs définis.
Bien choisir la date de votre manifestation. Le jour J dépendra des disponibilités de chacun. Pensez à valider les agendas professionnels !
Déterminer les besoins techniques et logistiques. Déterminant !

Les clés de la réussite d'un voyage incentive

Renforcer votre image de marque

L’incentive concourt à renforcer l’image de votre entreprise tant auprès de vos collaborateurs qu’auprès de vos clients. Il faut donc identifier clairement de vos objectifs.

A qui vous adressez-vous ?

Définissez d’abord les personnes concernées. Votre incentive est-il à destination de vos collaborateurs ou bien de vos clients ? S’agit-il d’un incentive pour motiver ou pour simplement remercier ses employés ? Connaître le public cible est une des données essentielles pour réussir votre incentive.

  • Professionnels, particuliers, grand public 
  • Public interne et/ou externe (franchisés, revendeurs, partenaires, etc)
  • Equipes, cadres, employés, clients 
  • Age moyen
  • Couple/enfants 
  • Répartition hommes / femmes
  • Profil : niveau d’implication dans l’entreprise, état d’esprit, traits de personnalité communs (un commercial et un artisan carrossier par exemple n’auront pas la même personnalité et les critères de succès d’un événement seront différents)
  • Nombre total de participants

Objectifs

Pour quelles raisons votre entreprise organise cet événement ? Quel message souhaitez-vous faire passer à vos participants ?

  • Récompenser ses meilleurs commerciaux 
  • Présenter vos nouveaux produits
  • Transmettre de nouvelles valeurs de l’entreprise aux collaborateurs
  • Resserrer les liens entre vos collaborateurs et/ou l’appartenance à la société lors d’un team building
  • Présenter les résultats des nouvelles orientations stratégiques de l’année passée
  • Inaugurer une nouvelle usine

Bien choisir sa destination et les activités, en France ou à l’étranger

Un des éléments clés de la réussite d’un incentive est le choix de la destination bien évidemment. Le brainstorming est un passage houleux allant du nord au sud en passant par la case réalité « budget et envies ». L’incentive n’étant pas une science exacte, il est donc préférable de consulter un spécialiste pour affiner vos désidératas et vous proposer 2 ou 3 destinations susceptibles de vous séduire et surtout votre cible. Car on ne pense pas « JE » mais « NOUS ».  Une destination en France ou à l’étranger peut vous séduire à titre personnel mais ne fera pas nécessairement l’unanimité dans le groupe.

Le voyage qui fait rêver

Qu’il s’agisse d’un séminaire à Biarritz à la découverte du pays Basque, les îles Sanguines en Corse, à Rio de Janeiro en survolant en hélicoptère le Corcovado ou en Turquie et la Cappadoce en montgolfière ou de sport et d’aventure en Colombie, rien n’est trop loin ni trop beau pour satisfaire une force de vente. Le choix de la destination est l’un des éléments clé d’un incentive réussi et sera le point sur lequel vos invités vous jugeront. Depuis plus de 40 ans, Joubert Events sillonne notre planète avec pour acquis l’expérience de ce qui plaît et à qui cela s’adresse.  Nos prestataires sont sélectionnés avec rigueur et jugés sur leur efficacité, réactivité et créativité. 

 Le budget 

C’est le point de départ de votre projet. Le rêve a toujours un prix. Chacun sait qu’un budget trop serré ne peut pas être productif. Par conséquent, il est recommandé de prévoir un budget à la hauteur de vos aspirations pour ne pas décevoir vos invités.

La sélection de la prestation 

Un bon incentive passe par une prestation inventive, précise, adaptée et surtout détaillée. Le projet retenu sera celui qui offrira la meilleure adéquation entre votre brief et nos propositions.

La sécurité à tout instant

Aujourd’hui, le « risque zéro » doit être étudié très sérieusement.

Nous devons nous comporter en spécialiste de l’affrètement, de l’hôtellerie, de la restauration, de l’animation et de la technique. Pas de sports à haut risque. Nous éliminons d’emblée toutes les compagnies et les régions à risques et nous anticipons les crises politiques, les coups d’état. De la même façon nous devons identifier les risques climatiques de chaque région. 

Pour un contenu créatif et unique

Quelle que soit la destination, l’originalité et le contenu du séjour sont déterminants.  Un incentive est un voyage sur mesure que vous ne pourriez pas réaliser vous-même.

C’est aussi coupler le temps de la découverte, du plaisir des sens avec des plages de repos pour assimiler ce foisonnement d’expériences. La journée doit être rythmée, sans être harassante.

La réactivité 

Un avion ou un bus en retard, des trombes d’eau à l’heure du pique nique dans la jungle… Ces incidents peuvent bouleverser un voyage incentive. La réactivité et la souplesse des équipes sont parfois mise à rude épreuve. Elles doivent se manifester au quotidien pour trouver des solutions rapides et viables à des problèmes particuliers : un retour anticipé, une maladie, un changement d’activité.

Une plus-value à dimension humaine

Savoir écouter, comprendre et proposer l’inattendu passe aussi par un détail, une attention, un petit plus sur lequel repose la réussite globale du voyage. Il faut savoir anticiper les tensions. Dans les groupes, il y a toujours des inquiets. Il faut se rapprocher d’eux jusqu’à ce que le malaise disparaisse. Il y a toujours quelqu’un de l’agence présent sur le voyage prêt à réagir. Les petits plus, ce sont aussi ces surprises agréables qui ponctuent un séjour : le cadeau dans la chambre, la coupe de champagne en plein désert… Des moments agréables qui vont générer une bonne ambiance.

Où aura lieu votre événement ? En France, à l’étranger ? A la plage, à la montagne ?  Orientez votre agence selon vos souhaits. Son rôle sera d’étudier plusieurs destinations afin de repérer le lieu qui vous correspondra, en fonction des contraintes communiquées (budget).

Transports à prévoir 

JOUBERT EVENTS est une agence évènementielle mais possède une licence d’agence de voyages IATA (Joubert Voyages) A même de négocier les tarifs de transport toutes catégories, nous gérons la totalité des services.

Hébergement 

Quel type d’hébergement souhaitez-vous ? Un hôtel 5, 4 ou 3 étoiles ? Ou plutôt des résidences de vacances ou hôtelières ? Il vous faudra également définir le type de chambres prévues pour les participants :  chambre single ou chambre twin (une chambre avec 2 lits séparés pour 2 participants) ou bien chambre double pour les participants accompagnés de leur conjoint.

Programme 

Donnez le détail de votre programme à l’agence avec idéalement un timing précis.  Pour les séances de travail, précisez le type de salle qu’il vous faut et l’équipement technique spécifique. Quelles types d’animations/activités souhaitez-vous mettre en place (team building sportif, culturel, avec un thème précis ?). Si vous proposez une soirée extérieure, s’agit-il d’une soirée typique, de gala, casual chic, d’un cocktail ? Y aura-t-il des animations (concert, DJ, etc) et des intervenants ? 

Rappel des événements passés

Bien briefer une agence événementielle  constitue la première étape pour  assurer le succès d’un événement.

Il est important de connaître les destinations précédentes les lieux choisis, le type de soirées, les activités proposées etc… Ces informations nous permettrons de vous remettre une proposition intelligemment pensée.

Découvrir un pays et son peuple, c’est partager des émotions.

Surprendre, innover dans le respect de l’environnement et de ses habitants. Au travers des activités culturelles, gastronomiques ou sportives adaptées, nous tissons les liens pour fédérer et partager des instants éphémères.

Incentive Culturel

  • Activités artistiques : peinture, Street Art, théâtre ou initiation à la Samba Brésilienne.

Incentive Ludique

  • Chasse au trésor (en pleine nature ou en City Break)
  • Activités locales (surf, pelote au pays basque, création de santons en Provence)
  • Activités hivernales : construction d’igloos, chiens de traineaux, balisages sur les pistes…

Incentive Sportif

  • Ballade en voilier, régates et sortie en catamaran
  • Formule 2 sur circuit ou construction de formule 1 en carton pour les moins téméraires
  • Promenade en Vélo ou en Solex électriques !
  • Sports extrêmes : saut en parachute, parapente, montgolfière ou saut à l’élastique
  • Canyoning, sports d’eaux vives, surf et paddle
  • Initiation Golf
  • Plongée sous-marine (Porquerolles, Marseille ou la Cor